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記者発表会とは?

記者発表会とは、企業が新商品・サービスの発売や開始など、市場に発信したい情報を招待した多数の記者の前で発信して情報の露出拡大を図るPR手法です。

メリットとしては、多くのメディアに対して一斉に情報を届けることが出来るため、効率的なPR手法であること、メデイアに対してフェアな対応が出来ること、そして企画次第ではありますが、スチールやムービーも入れば、その後に大きな記事やニュースとして取り上げられ、認知拡大に大きく貢献ができるでしょう。

デメリットとしては、社会や市場に高い関心を持ってもらえる情報ではないと記者に来てもらえないこと、記者発表会開催に向けた準備や手配の手間暇が膨大であること、やり方次第ではありますが、プレスリリース配信などのPR手法と比較すると費用が大きくなってしまうことになります。

記者発表会の種類・パターン

記者を招待して情報を伝達する手法として、記者発表会(PRイベント)、レク付き資料配布(記者説明会)、記者会見などがあります。

基本的に記者に集まってもらい情報発信する点においては同義ですが、記者発表会がマーケティングやPR活動として、会場設営やタレントの登壇、司会者の手配など比較的大規模で行われることが多いのに対して、レク付き資料配布は集まった記者に対して配布資料をもとに詳細の説明でフォローアップするものとなり、予算感や案内したい商材の性質によって使い分けることになります。一般消費財や大規模プロジェクトの場合は、動画で見せたい、テレビでの露出を図りたいなどのニーズがあるため、記者発表会を実施するケースもありますが、専門的な商材や技術の場合など、より詳細な説明に時間を割きたい場合は、レク付き資料配布を選択するケースがあります。

記者会見は、企業の業績や財務に関わる情報、危機管理広報としてのディスクロージャーや謝罪で、企業トップ自らが情報発信するケースが多いでしょう。

記者発表会の準備方法・進め方

記者発表会の開催日が決定したら、逆算して2か月前から準備を開始します。会場さえ手配出来れば、最短でも4週間ほどで準備は可能ですが、制作物などの製作時間などを鑑みれば、2か月前には企画書を元に社内承認が下りているのが理想ではないでしょうか。

記者発表会の企画書作成・社内稟議承認 8~10週間前
発表会の日程確定(会場下見、手配、登壇者のスケジュール確認) 8週間前
制作物の確定と発注(メディアキット、動画、配布サンプル、パネル等) 7週間前
メディア招待用のプレス招待状作成、メディア招待開始 2~3週間前
発表資料の最終確認 2週間前
メディア参加可否の個別確認 1週間前
メデイアキット、動画、パネル、配布サンプル等の制作物納品 1週間前
記者発表会当日  
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記者発表会の企画立案

記者発表会を実施するにあたり、企画段階では発表目的の整理と目標設定、発表会を通じて発信する情報の中でメディアが取り上げる取材ポイントを設定していかねばなりません。

  • 発表目的として何を伝えたいか(どのような目的でメディアを通じて何を露出したいのか)
  • 発表会の目標として、新聞、テレビ、雑誌、Web、SNSでどの程度の露出を図りたいか
  • 発表する情報の中で、メディアが取り上げたいと思うポイントは何か(トレンドや時流、インパクト、新規性、革新性、公共・社会性、地域性、緊急性、季節要素)
  • 記者発表会を通じてメディアで露出したいキーメッセージ(キーワード)は何か

この4点を企画段階で整理した上で、目的や目標達成に向けて、「いつ」「どこで」「誰が」「どのようなメディアに対して」「どのような方法で」「いくらで」記者発表会を開催するのかを企画書でまとめます。

また、企画書の立案時には効果検証の方法についても記載しておかねばならないため、

  • 招待メディア数の目標値
  • 掲載記事数の目標値
  • 掲載記事の広告価値換算額の目標値

を効果検証時の目標として具体的に記載し、記者発表会にかかる費用と比較した際の費用対効果についても企画書内で記載します。

記者発表会の会場選びと会場準備

記者発表会の会場選びは非常に重要です。記者の立場で選定しないといけません。一般的にはホテルの宴会場、貸会議室、イベントスペースなどを利用しますが、交通アクセスはしやすい場所か、駐車場はあるか、出入口と導線の確保は可能か、十分な受付スペースの有無、会場後方のムービーエリアや前方のスチールエリアを含めても記者の集客目標分のキャパシティはあるか、発表会終了後の囲み取材(ぶら下がり)の場所の有無、クロークや誘導、会場設営、音響・証明などを会場スタッフがどこまでサポートしてくれるのかなど、様々な観点に配慮して会場選定をします。

会場の下見の際には、上記のポイントに加え、照明はどの程度微調整が出来るかを確認すると共に、演台、プロジェクター、スクリーン、マイク、音響設備などの備品をどこまでレンタルできるかチェックします。会場で手配できないものは、外部の音響設備レンタルやイベント会社で手配することになります。

当社でも記者発表会用に、受付・控室2部屋、40~50名規模の座席レイアウト、演台、マイク、プロジェクター、スクリーンがセットで貸し切れるスペースをご用意しております。

記者・メディアの招待方法

記者発表会で最も重要なポイントは、招待するメディア数を確保することになります。メディアの招待方法は、記者発表会の2~3週間前からメディアへ下記の方法でアプローチをします。

メディア用の記者発表会招待用プレスリリースの配信(クローズドの配信) 通常のプレスリリースと異なり、記者発表会の開催に関する情報をリリース形式にまとめます。リリースタイトルには、「●●●に関する記者発表会開催に関するお知らせ」と記載いただき、リード文には、記者発表会の開催の背景を記載します。次いで、開催日時、会場(地図)、出席者、発表会の内容、本リリースの配信先(記者クラブ、リリース配信サービス利用によるメデイア配信)、メディアからの問い合わせ先として広報担当者名、電話番号(携帯も)、メールアドレスを記載します。

2ページ目には申込みのFAX番号とメールアドレスと共に申込用紙を添付します。(下記の事例を参照のこと)
記者発表会招待用プレスリリースを記者クラブへ投げ込み(手渡し) 上記のプレスリリースと同様のものを対象となる記者クラブへ持ち込みます。記者クラブは業界毎のクラブもありますし、官公庁に所属するもの、経済団体・東商に所属するものなど多数ありますが、記者発表会に招待したいメディアが所属する記者クラブ数か所へリリースを投げ込みにいきます。記者クラブによっては加盟していないと利用ができないクラブもありますので、事前に確認をしましょう。
多くの記者クラブは幹事社が存在しており、幹事社に連絡をして記者クラブに訪問するためのルールを確認してください。リリース配信の48時間以内に投げ込みをしないといけない等のルールが存在しているため、必ず余裕を持って対象記者クラブの幹事社に確認を取るようにしましょう。

記者クラブ一覧:
http://www.kisha-club.jp/

個別のメディアへ連絡して招待用プレスリリースを渡す 既に連絡先を把握しており、過去に取材を受けたり、何らかの形でコミュニケーションを取ったことのあるメデイアについては、個別に連絡を差し上げて招待リリースを送りましょう。

インフルエンサーの招待 昨今の記者発表会にはメデイア関係者だけではなく、SNSで強い発信力を持つインフルエンサーを招待するケースも多く見受けられるようになりました。無論、情報解禁の日時の縛りは設けるものの、SNS上での情報拡散に力を入れている企業が増加していることは周知の事実です。自社の商材にマッチしており、且つ特定のSNS内での発信力のあるインフルエンサーを選定しなければなりませんので、インフルエンサーと多く取引をしている代理店に希望するインフルエンサーの詳細を伝えて招待することになります。


その後は、メディアからの参加申し込みをリスト管理していき、開催日の1週間前のタイミングで招待メディア数が目標に至っていない場合は、更に個別にメディアにアプローチを行い招待を促進すると共に、既に参加申し込みを表明しているメディアにもリマインダーの連絡をすることで、当日の参加者数をより確実なものとすることが出来ます。

記者発表会での配布物・制作物

当日の配布物や制作物については、下記のものが標準となります。

メデイアキット 会社概要、当日の発表内容が記載されたプレスリリース(発表会の閉会後の情報解禁時間に、正式に配信するもの)、発表用のプレゼンテーション資料、動画や写真、パース図等の素材データ(ストレージや自社サイトにパスワード付きでアップしても可)をクリアファイルや会社のキットカバーに入れて配布します。

商品サンプル サンプルをお渡しする際には、帰りにお土産として渡す方法もありますし、メディアキットと一緒に紙袋に入れてお渡しする方法でもよいでしょう。

また、物撮りコーナーを設けることで、PRしたい商品をより良い映像や画像でメディアに掲載されることを狙っていくことも可能ですので、サンプルは配布用だけではなく、会場の物撮りコーナー設置用としても活用できます。建設プロジェクトなどでサンプルが配布できない場合は、会場に建設予定のパース図などの写真を掲出することもあります。

パネル 記者発表会や記者会見で登壇する人の後ろにバックパネルと呼ばれる企業ロゴや商品ロゴがプリントされた立てかけ式のパネルを制作します。大きさや組み立てのやりやすさによって値段は変わりますが、毎回、利用できるものですので制作しておくと便利です。

このバックパネルは主に記者発表会や記者会見の状況を撮影された際に、企業のロゴが映像や画像で映し出されるため、より多く企業名を露出させる効果があります。

特に芸能人を招待したPRイベントの際には芸能人がアップで撮影されるケースが多く、その背景にバックパネルがあることで、情報番組で芸能人がメインで放映された場合でも、一定の露出効果は確保できるでしょう。

また、ぶら下がりの取材時もバックパネルは同様の理由で効果を発揮します。
また、記者発表会で登壇する方々が一堂に壇上に会して記念撮影をする時間を設ける際には、登壇者にPR内容「●●が●●に発売開始!」などの手持ちパネルを持ってもらって、露出時の効果を高める方法も一般的です。メディアは記者会見した登壇者が著名人であればあるほど、人物の撮影をしたいと希望しますので、その時間を活用して企業やサービスの露出につなげていきましょう。

記者発表会当日の運営方法・役割分担

記者発表会の当日の役割分担として、登壇者、メディア対応、受付、誘導係、マイク係などを事前に決めておく必要があります。主な役割は以下の通りとなります。

広報担当者(2名) 当日は全体の指示、確認、及びメディア対応を行います。
登壇者(必要に応じて) 登壇者は時間までは控室で待機することになりますが、事前にリハーサルでは登壇方法、立ち位置確認、照明の確認、パワーポイントの動作確認を行います。会場が暗転する場合は、手元明かりの準備についても確認しましょう。
受付(2名) 受付(2名):招待者のリストをもとに、名刺をお預かりして当日の配布物をお渡しします。
誘導係(2名) 受付を済ませたメディアの方々を会場へ誘導し、テレビクルーにはムービーのセッティングに必要な情報を事前に案内いたします。主な説明事項は、当日の流れ、登壇者の位置・動き、会場暗転の有無、動画の有無など、ムービーの設定や位置調整に必要な案内を行います。
司会 司会は社内で対応することも可能ですし、プロの司会者に委託するケースもあります。司会者とは当日までに最低2回は台本をベースに、台本の読み合わせや当日の流れ、登壇者の動き、会場音響・証明の確認のためのミーティングをしましょう。
マイク係(2名) 質疑応答の際に会場内で無線マイクを質問者へ持っていく係となり、会場が広い場合は左右に2名スタンバイが必要となります。

発表会の会場が14時の場合、リハーサルは11時頃から行い、最低1回はランスルー(通し)のリハーサルを行い、音響・証明のタイミング、司会者と登壇者の動きを確認してください。
また、記者会見や質疑応答を終えて、閉会後に囲み取材を行う際には、取材対象者と記者の近くに広報担当者は待機し、取材のフォローアップを行うと共に、1メディアの取材時間が長くなりすぎて、他メディアの方々を大幅に待たせてしまうことがないように、適度なタイミングで質疑を打ち切ることも必要です。

記者発表会後のフォローアップ

記者発表会の開催後は、恐らく広報担当者の携帯電話や本社の広報室の電話には多くの連絡がくることでしょう。記者発表会での不明点はもちろんのこと、各記者が記事を書いていくにつれて湧いてくる疑問や更なる追加の質問など、発表会後は深夜まで広報担当者は対応に追われることが多々あります。このフォローアップを丁寧に対応することで、各メディアからの評価は上がりますので、開催後のきめ細かい対応を心がけてください。

そして、当日の情報解禁時間より順次、掲載スピードの早いWebから記事が掲載されていくことでしょう。次いで翌日の朝刊、テレビの情報番組・報道番組、専門誌、雑誌と掲載が続いていきますが、ここで重要なことは掲載がゴールではなく、掲載に対するフォローアプローチをしてより記者の方との関係性を深めておくことです。メデイアの方々も、自分が報道した情報がどのような反響があるのかは興味がありますので、記事やニュースを確認したら担当記者に連絡をして、記者発表会への出席と記事のお礼を述べて、そして記事の感想やその記事から反響があれば、その情報を共有することで記者の方も大変に喜ぶでしょう。

個別に関係性が深まることで、記者発表会後には個別のメディアに次の取材企画の持ち込みなども可能になるかも知れません。記者発表会では商品やサービスをメインにPRすることが多いですが、発売の背景や開発秘話などを深堀したいメディアもあるため、企業トップが個別のメディアの取材に応え、そこで市場動向や顧客ニーズの変化、開発秘話(技術的に困難であった社内の苦労話等)などの業界やその会社固有の情報を提供することで、取材記事として更に紙面に掲載される機会が増えることでしょう。

繰り返しですが、記者発表会の開催で終わらせることなく、その後のフォローアップをきめ細かに行うことで、広報として新たな露出機会を得ることが出来れば、広報スパイラル(広報活動の結果が、新たな記事やニュースを生み出して、連続性のある露出が確保され続けていく現象)を実現できるかも知れません。

記者発表会の効果測定と広告換算評価

PR活動の報告書には必ず費用対効果や効果測定について報告をしなければなりません。一般的には、新聞、雑誌、テレビ、ラジオ、Webごとの記事掲載数・放映番組数が目標になることが多いですが、経済価値としての指標では、広告価値換算という手法があります。これは、露出された記事のスペースに、広告を出したとすればいくらくらいの広告費用がかかるかを測定し、広報活動の成果として用いる方法になります。新聞や雑誌は各媒体ごとに広告出稿費用があり、スペースごとに金額が出ていますので、記事が書かれているスペースを測定することで、広告価値換算額の計算は可能です。

Webメディアに関しては、計測方法は各企業ごとに異なりますが、記事が掲載されたサイトのサイトパワー(昔はGoogleページランクがありましたが、現在はそのランキングはないため、サイトのUU数やPV数を用いることが多いでしょう)に、そのニュースサイトが他Webメディアへ転載される効果やSNSへの波及効果を加味し、更にはページの階層ごとに広告価値換算の重みづけを行うことで、より現実的な広告価値換算額を算出いたします。

広報活動の効果測定として、記事やニュース掲載数だけではなく広告価値換算額を継続的に用いることで、PRイベントや記者発表会ごとのPR効果を定量的に比較するが可能になり、企画の良し悪しを報告書で分析していく際に活用できるのではないでしょうか。

記者発表会パッケージのご案内

記者発表会を開催したい企業様向けに、以下の2つのプランをご用意しております。
お任せプランは、発表資料や制作物以外は全て当社に委託する形式となりますので、記者発表会を初めて開催する企業様でも安心して任せられます。
会場レンタルプランは会場のみをレンタルする形式となり、40名収容規模の会場と控室、受付、プロジェクターやスクリーン、発表に必要な音響設備は全て含まれております。

<記者発表会お任せプラン料金> 200万円(税別)
<記者発表会会場レンタル料金>  30万円(税別) 会場は9時~18時まで(延長可)

会場
レンタル
企画・設計
当日運営
招待状
リリース
記事調査
広告換算
音響設備 司会
記者発表会
お任せプラン
記者発表会
会場レンタル

  • 会場は新宿三丁目駅徒歩1分、新宿駅徒歩4分の40~50名規模の会場となります。
  • お任せプランの企画・設計・当日運営には、2名の専属担当がつきます。
  • お任せプランには招待状・リリースの作成・配信も含まれます。
  • 別途、費用はかかりますが、インフルエンサーの募集や招待も対応可能です。
  • お任せプランには、音響設備や司会の費用も含まれます。
  • 当日に配布するメデイアキット、素材、プレゼン資料、パネルなどの制作物は、別途、ご用意が必要となりますが、パネルは別費用で当社に外注可能です。

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